前言
去年某天在Medium上讀到這篇文章，裡面分享到：可能新入職的公司沒有自己的Onboarding Process，但新入職員工透過紀錄自己的經驗後可以作為以後的入職培訓流程。
文章裡的入職流程文件撰寫讓我想到我到職目前的公司部門後主要是靠大家從前記憶的口耳相傳，也會有漏掉沒說、或早不記得哪邊可能是新人的gap需要告知他的部分。
因此看完這篇文章後我也決定將自己之前到職筆記整理分享到部門工作的共用空間上，後來又陸續把自己工作流程、曾經的工作筆記、及接下來碰到能和大家分享的狀況都整理上去，透過文字圖片的紀錄讓新人在尚未開始工作前有資料可以先閱讀，也讓自己和大家在碰到相同狀況時可以快速查找處理方式。
選用Microsoft OneNote的原因
筆記工具有很多種，考量到整理好的內容是要給部門的大家參考、也希望之後能一起編輯，再加上希望能用公司正好就有Microsoft Office365，且本來會議紀錄也是在OneNote上使用，因此決定把筆記整理在OneNote上。
整理筆記的時候也發現幾個OneNote的優點，讓我覺得用OneNote真的滿方便的：
- 很像筆記本/文件夾的形式：
可以將相同類型的紀錄/筆記分在同個「Section」裏面，然後在該「Section」底下新增一個「Page」來撰寫內容 - 搜尋功能：
除了所有筆記本和頁面裡的文字能被搜尋到，貼上截圖後截圖上的文字可以被搜尋到，可以進行全面內容的搜索。讓我可以在快速紀錄問題的時候先用截圖的方式紀錄，事後在利用搜尋來回頭整理該次問題處理經驗或請教到的知識內容；或是想搜尋紀錄但又忘記放在哪個地方的時候也可以利用關鍵字搜尋出來。 - 共筆體驗：
共筆時會標注該段落是由誰編輯、同時也會將有被編輯過的頁面標題加粗表示有他人編輯過尚未被你閱讀。另外共同編輯時的文件同步會依照「Page」裡的段落進行同步，到目前為止還沒碰過因為同步問題導致大家紀錄的內容丟失的狀況。 - 貼上附件檔案：
可以像在Word裏面貼上文件檔作為參考資料，貼上時還可以選擇用Icon的方式呈現、或是用可預覽的方式呈現附件檔案。
我的整理結果
一開始我參考了Medium文章裡提供的Onboarding Process內容架構，將之前自己做過的紀錄及經驗整理並建立了：
- 新手上路的Section
整理工作電腦的安裝、可能會用到的連結檔、工作環境需要做的設定步驟、公司有提供的資源等等資訊。 - Workflow的Section
整理出目前工作上的流程和相關參考文件、還有問題分析的步驟及問題報告的撰寫參考。
因為做系統整合的產品，工作除了軟體開發外，也需要提供一線工程師及客戶方的技術支援，在解決一些個案類型的問題後也會將解決步驟整理起來；在開發測試期間也會碰到一些硬體操作、作業系統設定等相關的處理，也會將這些設定分享到OneNote上。
另外我也在這篇Medium文章裡看到希望同事留下的參考文件裡找到整理工作資料和知識庫內容的一些想法，從而得到工作知識庫分類主題的靈感，並整理出自己和同事分享過的開發要注意的細節處理和產業相關知識：
整理心得
其實在整理這些工作經驗也是花不少時間，因為從到職到現在經過、處理過的問題狀況都已經過了，要回想找出當時的紀錄，也有可能有漏掉潛在但沒想到的gap。不過開始整理共用的工作知識庫後，會更習慣在發問或被問問題後隨手先在自己的OneNote上快速紀錄，之後找空閒的時間整理成較完整的說明；也會把同事在會議上分享處理經驗的方法及成果整理進OneNote，會議結束後分享在Teams的工作群組裡給大家參考。
整理工作知識庫也有個很有成就感的事情：之前因為工作上有很多客戶要求保密或產業特殊原因，不太方便寫在網路上公開分享的經驗有地方可以紀錄、提供同事參考；同事詢問有在工作知識庫裡的問題，也可以馬上把OneNote連結分享給他，讓他可以快速參考、找到解答或解決方法，不用重新回顧記憶後再回覆他；同事們開始習慣查看、使用OneNote做工作知識庫共筆，看著工作知識庫的內容變豐富也很開心。
如果你的工作上還沒有這樣的知識庫，可以考慮參考我的經驗、嘗試建立或整理出自己的經驗和公司資源，或許能在意想不到的時候幫助到自己和同事們哦！
